Ya sea que necesites más espacio para la oficina o quieras derribar paredes para un entorno de trabajo más colaborativo, planificar una renovación de empresa requiere tiempo, esfuerzo y trabajo en equipo. Desde encontrar a la empresa de reformas para oficinas más adecuada hasta contratar a un ingeniero y contratista. Hay mucho trabajo por hacer, pero traemos algunos consejos e ideas hacerlo más fácil.
Una planificación inteligente es la base para una renovación de oficina. Será necesario seguir estos pasos para evitar errores de diseño y mantener el presupuesto al día.
¿Por qué renovar la oficina?
Todo propietario de una empresa debe asegurarse de que sus empleados tengan un espacio de trabajo que sea seguro y que fomente la productividad. En estudios recientes, el 90 por ciento de los trabajadores afirmaba que el diseño de su oficina afecta directamente su productividad.
Alrededor de dos tercios de los encuestados también informaron que trabajar en estrecha y cercana colaboración con sus compañeros de trabajo los hace más eficientes. Por lo tanto, si su lugar de trabajo no es acogedor y colaborativo, se puede estar dejando dinero sobre la mesa.
Si la oficina no ha sido renovada desde hace años o se está quedando el entorno sin espacio, una remodelación de oficina puede levantar la moral del equipo e incluso puede ayudar a aumentar el valor de reventa del local.
Pasos para renovar una oficina
1 – Identificar los objetivos para la obra de la oficina
Antes de comenzar el proceso de reforma, es necesario tener bien enfocado el resultado que se espera de la obra. El resultado que se desea debe abarcar todos los aspectos. No está de más preguntarse las siguientes cuestiones ya que pueden ayudar a establecer objetivos para la renovación de una oficina:
¿Necesito más escritorios para mis empleados?
¿Podría ser más eficiente el diseño de mi oficina?
¿Apreciarían mis equipos espacios abiertos donde se puedan comunicar mejor?
¿Hay suficientes salas de conferencias para todas las reuniones necesarias?
¿Son la cocina y baños lo suficientemente grandes para mi personal actual?
¿Tengo algún problema de seguridad que resolver, como suelos no pulidos o muy pocas salidas en caso de emergencia?
¿Es mi oficina accesible para personas de movilidad reducida?
Una vez que se tengan claros los objetivos para una reforma de oficina, hay algunas preguntas logísticas que también se deben estudiar:
¿Cuál es el presupuesto de reforma?, ¿Se necesita cerrar la oficina durante las renovaciones?, ¿Necesitamos ayuda externa, como una empresa consultora?, ¿Requerirá nuevos muebles de oficina?, ¿Cuándo debe completarse la obra?
Paso 2: Diseñadores y empresas
Este es el paso más crítico en el procso de reforma de una oficina. Cuando se trata de que el equipo lleve a cabo la remodelación, es importante encontrar personas que trabajen bien en equipo, ya que tendrán que colaborar durante todo el proceso. Equipo necesario:
– Equipo de Diseño de Interiores y Arquitectura
– Contratista General o Empresa de Remodelaciones Corporativas
– Gestor de proyectos interno
– Empresa de alquiler de contenedores de buena reputación
Elige un servicio de alquiler de contenedores de basura para transportar los escombros de construcción, ya que no serán aceptados en los contenedores de residuos orgánicos que vemos por la calle.
Contratar a un diseñador de interiores y a un contratista general al mismo tiempo tiene varios beneficios. La mayoría de los contratistas generales estarán al tanto de los códigos de construcción, así como de cualquier limitación estructural que pueda afectar al diseño. Se conseguiran reformas para distribuir mejor el espacio y con buenos consejos por parte de profesionales.
Paso 3: Evalúa el edificio
Una vez que se tenga el equipo preparado, no se debe comenzar la reforma a lo loco. Nunca se debe comenzar la reforma hasta que se haya tenido una inspección profesional del edificio para verificar si está libre de cargas. Esto puede costar más en términos de tiempo y dinero, pero vale la pena el esfuerzo para evitar problemas burocráticos con el Estado.
Otros puntos para analizar:
– Estado de los sistemas eléctricos y de fontanería
– Estado de los muros de carga y vigas de apoyo
– Elementos históricos del edificio que es importante preservar
– Estado de los sistemas de alerta de emergencia como las alarmas de incendio
– Evaluación exacta del historial del edifico
Incluso si tu contratista se ofrece a gestionar esta evaluación, es aconsejable contratar a un inspector local de construcción para la correcta evaluación del sitio. Se asegurarán de que el edificio cumpla con los códigos actuales antes de hacer cualquier cambio.
Paso 4: Diseña tu nuevo espacio de oficina
Tanto el espacio como la eficiencia de este son puntos clave en las reformas de oficinas. Los espacios diáfanos, las plantas de oficina abiertas o incluso las mamparas para oficinas de cristal para separar zonas de trabajo han conquistado la mayoría de las empresas en España. De hecho, una prestigiosa empresa dedicada a la venta e instalación mamparas de oficina en Madrid afirma este dato. “Las solicitudes han aumentado en más de un 15% en los últimos 3 años; se trata de una propuesta que ha tenido mucho éxito debido a la comodidad y accesibilidad”
Una vez que has evaluado la propuesta, es hora de poner a trabajar al equipo de diseño. Comunica las expectativas por escrito para que haya justificación. Recuerda ser claro y específico con el espacio deseado y como va a estar distribuido. Es importante que quede claro como va a quedar el espacio de la oficina.
Haz que el equipo de diseño prepare por lo menos dos maquetas potenciales del nuevo espacio para que tengas opciones entre las que elegir. Seleccione un plan final basado en lo que mejor se adapte a la cultura de la empresa.
Paso 5: Comunicar el plan a los empleados
Los planes de reforma de empresas deben comunicarse a los empleados lo antes posible. Incluso si no se desea cerrar la oficina durante el proceso, se debe comunicar cuanto antes para llevar a cabo las inspecciones y la construcción y cómo se verá afectado en la rutina de trabajo.
Qué se debe comunicar al equipo de trabajo:
– Razones y beneficios de la renovación.
– Fechas de la reforma
– Cualquier plan de reubicación en la oficina.
– Fecha de finalización de la remodelación.
– A quién dirigirse con cualquier pregunta o inquietud.
Paso 6: Comienza la obra
Se ha planteado, contratado, inspeccionado y aprobado la reforma. Es hora de comenzar la obra de la oficina. Recuerda mantener siempre una línea de comunicación abierta entre el gerente de proyecto interno, el equipo de diseño y el equipo de construcción. Si la oficina está cerrada durante el curso de la renovación, programa días para verificar el progreso. Ten mensajes listos para enviar a los empleados en caso de que haya algún retraso en el proyecto.
Toca disfrutar de los beneficios de la reforma de empresa. Una renovación de empresa no sólo le dará suficiente espacio físico para que su personal trabaje, sino que también puede fomentar una mejor ética de trabajo.
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